- SAIR DE QUATRO PAREDES
Estar sempre no mesmo ambiente, ver sempre a mesma janela, sentar sempre na mesma cadeira — ou seja, cair na mesmice — atrapalha o desenvolvimento profissional e intelectual qualquer um, algo que baixa a produtividade. Não há como administrar o tempo sentindo-se aprisionado! Quantas vezes precisa-se de uma solução rápida para os clientes e nenhuma inspiração vem à mente. Sair do local de trabalho e procurar um lugar mais inusitado ou até mesmo mais inspirador pode ajudar. Cada um sabe qual é o melhor lugar para se realizar tarefas. Uns gostam de bibliotecas, outros gostam de praças e restaurantes, mas cabe a cada pessoa escolher qual ambiente manterá a mente mais disposta e motivada.
- LISTAR AS TAREFAS
Post-its, caderno de anotações, notas do tablet ou celular; não importa a ferramenta. Listar tarefas ajuda a ter dimensão do que tem que fazer. É importante que a listagem seja feita assim que as atividades tiverem início. Ela deve ser a primeira ação, pois assim vai determinar as prioridades, que é outro passo muito importante. Ao listar os afazeres deve-se relacionar as urgências e pendências, e assim nascerão as prioridades. Aplicar essa dica significa dar organização ao novo dia, e torná-la mais dinâmica e proveitosa.
- PLANEJAMENTO É TUDO
Na vida profissional, social, intelectual e em todos os âmbitos, planejamento sempre é eficaz. Um dos segredos de como administrar o tempo é, antes de qualquer tarefa, ser realizada após o planejamento. Metaforicamente, sempre antes de colocar “a mão na massa”, vale rever a receita, se todos os ingredientes estão em mãos, e assim, tomar todas as devidas precauções para que tudo ocorra bem. Então, é importante otimizar e dar um “tiro” certeiro para que o projeto saia de acordo com o planejado.
- BOAS MANEIRAS PARA REALIZAR TAREFAS
Nada deixa o profissional mais desmotivado do que agir como um robô, repetindo o mesmo serviço de maneira igual todos os dias. Claro que isso vai depender do seguimento, mas na maioria dos casos, sempre existe mais de um jeito de se fazer a mesma coisa. Inovar e testar novos métodos, deixa sempre o trabalho mais produtivo.
- EXAGEROS DAS REDES SOCIAIS
Atualmente não é fácil largar as redes sociais, principalmente que em muitas vezes elas são utilizadas para os aspectos profissionais, o que é totalmente saudável e válido. Não se pode negligenciar essas ferramentas nem o benefício que elas nos trazem. Porém, pode-se maneirar o uso delas. Tudo em excesso faz mal, e com as redes sociais não é diferente. Quantas vezes num momento de produtividade e de repente, membros de equipe são atraídos por uma conversa em grupos de whatsapp ou outro meio. Isso pode ser prejudicial. Tudo tem seu tempo. Enquanto se realiza alguma tarefa, é importante dar total atenção e dedicação a ela.
- MANTER BOA ALIMENTAÇÃO
Muitos profissionais pecam nesse quesito. Quando não se alimenta bem, a produção e rendimento caem. O ideal é comer de três em três horas. Fazer pausas e se alimentar com frutas e refeições saudáveis. Todos, certamente, vão notar a diferença quando houver o hábito de uma boa alimentação.
- INVISTIR EM LAZER
Não adianta se afundar em tarefas se não tiver tempo para o lazer. Isso fará que com que o trabalho se torne enfadonho e monótono. O resultado será menor rendimento e qualidade de serviço. É preciso fazer pausas, ler livros, ver filmes, palestras; enfim, cada um sabe a melhor maneira de se entreter. O entretenimento a nossa mente ativa e constantemente produtiva.
Atingir as metas exige uma combinação de estratégias e saber como administrar o tempo. Escolher as que melhor se adequam ao seguimento. Inovar a produção e deixar o dia mais produtivo. A dica muito comum de empresários é saber como usar sites e a internet para ajudar a administrar o tempo e o dinheiro.
- USAR A TECNOLOGIA
Os avanços tecnológicos estão são para ajudar a vida das pessoas, seja no profissional ou não. Muitos empresários utilizam smartphones e tablets para adiantar algumas tarefas do dia, além de programas como o skype para se comunicar, economizando tempo e dinheiro.
- FLEXIBILIDADE DE HORÁRIO
Alguns empresários creem que horários mais flexíveis ajudam na produtividade, tanto deles quanto de seus funcionários. O foco deve ser sempre o resultado e como administrar o tempo da melhor maneira possível. Mas também é preciso pulso firme e disciplina para não deixar a flexibilidade gerar folga e desleixo de ambas as partes.
- REUNIÕES EM PÉ
Para evitar perca de tempo, reuniões devem ser rápidas e direto ao ponto. Alguns empresários dizem que suas reuniões duram cerca de 15 minutos, pois não se estendem muito. Além disso, as fazem em pé, para que ninguém se acomode.
- NÃO PROGRAMAR TODO O TEMPO
Programando apenas 70% do dia, é possível resolver urgências que não estão na agenda. Também é necessário especificar o que é importante e urgente, tendo em mente que são tarefas a ser resolvidas com rapidez.
- HORÁRIO PARA AS TAREFAS
Separar tarefas rotineiras em horários pré-estabelecidos, evitando interrupções. Jamais deixar para resolver as questões apenas quando chegar na empresa, uma vez que estas tarefas normalmente costumam ser feitas no fim ou começo do expediente.
- EVITAR DISTRAÇÕES
Não é todo mundo que consegue se concentrar em algo enquanto as agitações no ambiente tende a lhe atrapalhar. Para melhorar o foco e a produtividade, alguns profissionais dão duas dicas básicas, mas que podem fazer toda diferença: dividir em blocos, com 25 minutos para o trabalho e 5 minutos para descansar; colocar os fones de ouvidos e ouvir música em um volume alto, focando-se apenas no trabalho.
- CUIDADO COM-MAILS
E-mails deveriam ser de grande ajuda, mas hoje em dia, eles podem roubar boa parte do tempo. O ideal é checar apenas 3 ou 4 vezes por dia e evitar a perca de produtividade.
Emails e internet quando usados adequadamente são de grande ajuda para os empresários. É o caso de quem faz, por exemplo, lopgotipos por meio de um site de concorrência criativa, com mais agilidade e muito mais ideais e ótimos preços.
Grande parte dos profissionais tem algum problema de concentração, procrastinação e uma óbvia “falta de tempo”.
- SEGREDO PARA ADMINISTRAR MELHOR O TEMPO
Dividir as atividades ou rotinas em três pontos específicos:
- Urgente: é alguma tarefa ou planejamento que tem um tempo muito curto ou já esgotado. O urgente é algo que já era para ter sido feito. Não pode ser deixado para depois. As urgências não podem ser previstas, acontecem espontaneamente e de última hora.
- Importante: São todas as atividades que você faz e que são significativas na sua vida. É o caminho da certeza. Existe um tempo para ser feito. Sempre tem uma data estipulada e pode ser feito com calma.
- Circunstancial: são todas as tarefas desnecessárias, que não trazem resultados, apenas frustrações.
Trabalhar constantemente a agenda para que uma tarefa importante não vire urgente e sempre evite as circunstanciais.
- SAIR DA ROTINA
Toda atividade urgente deve responder a quatro perguntas:
- Por que essa atividade foi urgente?
- Como eu poderia ter prevenido?
- Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
- É possível delegar?
Quem conseguir responder essas perguntas, certamente achará uma solução para que ela não tome toda sua rotina de trabalho.
- ADMINISTRAR O TEMPO
- Descarregar (reduzir as ansiedades e urgências)
- Tirar tudo da memória e colocar em alguma lista (tarefas que ficam somente na memória ou são esquecidas ou perdem sua essência.)
- Não passar mais do que 24h nos dois processos acima.
- Planejar
- Antecipar (o importante não pode virar urgente.
- REALIZAR TAREFA IMPORTANTE COM SUCESSO
Em tarefas que exigem uma grande concentração, use o “shut down”, que é realmente se desligar de tudo e se focar naquilo que está executando. Desligar o celular, tirar a internet do seu computador e evitar conversas. Esse processo de “desligamento do mundo” não pode durar mais que 3h senão você acaba não produzindo mais o esperado. E ao terminar a tarefa, um descanso de 15 minutos é ideal para refrescar a mente.
- PROBLEMA DA PROCRASTINAÇÃO
Outro grande problema na gestão do tempo é o adiamento das tarefas. Sempre temos uma notícia para ler, um vídeo para assistir ou uma rede social para acompanhar. Sem falar no famoso cafezinho e bate papo nos corredores. Enfim, é de grande importância que evitemos esse tipo de ações quando temos tarefas a cumprir.
Muitas vezes não percebemos que pequenas atitudes na nossa rotina de trabalho podem nos ajudar a ter um desempenho consideravelmente melhor e como administrar o tempo.
Foi isso que Alan Turing enxergou em sua própria rotina. Ele foi um matemático, lógico, criptoanalista e também um dos primeiros cientistas da computação da história, além de estar entre as figuras mais influentes na modelagem de dados.
Os feitos de Turing tiveram um papel fundamental na quebra do enigma das máquinas nazistas de criptografia e no desenvolvimento do famoso Teste de Turing, etapa chave no desenvolvimento de inteligência artificial.
20- TAREFAS MAIORES EM PEQUENAS TAREFAS
O segredo de como administrar o tempo de Turing se baseava em sua incrível habilidade de quebrar as grandes tarefas em pequenas partes para que pudesse resolver seus problemas passo a passo. Em sua equipe, essa ideia de quebrar os problemas maiores em pequenas tarefas era uma regra geral e ele sabia da importância disso mais do que ninguém.
21- MESA DESARRUMADA TRAZ CRIATIVIDADE
Turing acreditava que uma mesa bagunçada era de grande ajuda para uma mente criativa. Segundo ele, a desordem é frequentemente associada com o gênio artístico, criativo e científico.
Existem argumentos contra e a favor dessa afirmação, mas a hipótese é de que isso se trata mais de um traço de personalidade. Então, se você é uma pessoa que pensa melhor com a mesa bagunçada, isso será melhor para a sua produtividade.
22- EXERCÍCIOS PARA ESVAZIAR A MENTE
Turing era um corredor ávido e gostava de se exercitar. Certa vez, ele chegou em quinto lugar na maratona classificatória para os Jogos Olímpicos de 1949. O cientista costumava contar que tinha um trabalho tão estressante que a única maneira de tirá-lo da cabeça era através de exercícios físicos.
Essas são apenas algumas formas de ajudar a mente a trabalhar melhor. Entretanto, independente dos métodos que você adotar, o mais importante é não perder o foco e a força de vontade.
